De vraag
Een therapeut met een drukke praktijk verloor elke week ongeveer een halve dag aan administratie rond nieuwe cliënten: een aanvraag binnenkrijgen via mail of formulier, terugmailen om een intake in te plannen, agenda checken, uitnodiging versturen, notities bijhouden welke aanvraag nog liep. Dat werk kwam bovenop de eigenlijke zorgverlening en zat elke week in de weg.
Wat ik gebouwd heb
Een intakeformulier op de eigen site, gekoppeld aan een Power Automate-flow binnen de bestaande Microsoft 365-omgeving. Elke aanvraag komt in een dashboard binnen met alle relevante gegevens op één plek. Goedkeuren of afwijzen is één klik: bij goedkeuring wordt automatisch een Outlook-afspraak aangemaakt met een uitnodiging naar de cliënt, bij afwijzen gaat er een net bericht uit met eventueel een doorverwijzing. Afgewezen aanvragen blijven bewaard voor later contact.
Het resultaat
De administratie rond intake zit nu op ongeveer een half uur per week, tegen een halve dag daarvoor. Concreet is dat drie à vier uur die er wekelijks bij komen om aan cliënten te besteden, in plaats van aan mail en agenda. De flow draait volledig binnen de eigen tenant, dus alle gegevens blijven bij de praktijk zelf: geen externe dienst, geen extra abonnement.